Dein Baby ist da, die ersten Tage sind voller Gefühle und wenig Schlaf. Trotzdem wartet schon eine wichtige Formalität: Ohne Geburtsurkunde gibt es weder Elterngeld noch Kindergeld, und auch die Krankenkasse braucht einen Nachweis. Gut, dass du vieles schon in der Schwangerschaft vorbereiten kannst.
In diesem Ratgeber erfährst du, wer die Geburt beim Standesamt meldet, welche Unterlagen du brauchst und welche Fristen gelten. Außerdem erklären wir, welche Urkunden gebührenfrei sind und was das neue Namensrecht für dich bedeutet.
Kurz gesagt: Die Geburt muss innerhalb einer Woche beim Standesamt des Geburtsorts angezeigt werden. Bei einer Klinikgeburt übernimmt das meist die Klinik, du reichst nur die nötigen Dokumente ein. Das Standesamt beurkundet die Geburt kostenlos und stellt die Geburtsurkunde sowie gebührenfreie Bescheinigungen für Elterngeld, Kindergeld und Krankenkasse aus.
Was die Geburtsurkunde ist und wofür du sie brauchst
Die Geburtsurkunde ist das erste offizielle Dokument deines Kindes. Sie bestätigt Vornamen, Familiennamen, Geschlecht, Geburtstag, Geburtsort und die Namen der Eltern. Grundlage ist der Eintrag im Geburtenregister des Standesamts am Geburtsort.
Du brauchst das Dokument in den ersten Wochen gleich mehrfach, oft auch in Kopie. Die wichtigsten Stellen im Überblick:
- Elterngeldstelle: für den Antrag auf Elterngeld
- Familienkasse: für den Antrag auf Kindergeld
- Krankenkasse: für Mutterschaftsgeld und die Familienversicherung deines Babys
- Arbeitgeber: als Nachweis für Mutterschutzfristen oder Elternzeit
- Pass- oder Bürgerbüro: später für Kinderreisepass oder Personalausweis
Viele Stellen akzeptieren statt einer klassischen Urkunde auch eine zweckgebundene Bescheinigung. Darauf gehen wir weiter unten ein.
Geburt anzeigen: Wer meldet und welche Frist gilt?
Laut § 18 Personenstandsgesetz ist die Geburt eines Kindes dem Standesamt am Geburtsort binnen einer Woche anzuzeigen. Wichtig ist der Ort der Geburt, nicht dein Wohnort. Kommt dein Baby in einer Klinik in der Nachbarstadt zur Welt, ist das dortige Standesamt zuständig.
Geburt in der Klinik oder im Geburtshaus
Bei einer Geburt in einem Krankenhaus oder einer anderen Einrichtung mit Geburtshilfe ist der Träger der Einrichtung zur Anzeige verpflichtet. Die Klinik schickt die Geburtsanzeige an das Standesamt. Du erhältst dort meist ein Formular, in das du die Vornamen und weitere Angaben einträgst.
Viele Kliniken sammeln auch gleich deine Unterlagen ein und leiten sie weiter. In manchen Städten bietet das Standesamt sogar eine digitale Geburtsanzeige oder einen Kombiantrag an, mit dem Geburtsurkunde, Kindergeld und teils Elterngeld in einem Schritt angestoßen werden. Frag am besten schon bei der Kreißsaalbesichtigung nach, wie es in deiner Klinik läuft.
Hausgeburt
Kommt dein Kind zu Hause zur Welt, müsst ihr die Geburt selbst anzeigen. Zur Anzeige verpflichtet sind in erster Linie die sorgeberechtigten Eltern, außerdem jede Person, die bei der Geburt dabei war, etwa die Hebamme. Deine Hebamme stellt dir eine Geburtsbescheinigung aus, die du zusammen mit den übrigen Unterlagen beim Standesamt vorlegst.
Viele Standesämter erlauben es, dass ein Elternteil allein vorbeikommt oder die Unterlagen per Post schickt. Gerade in den ersten Tagen nach einer Hausgeburt ist das eine echte Entlastung. Kläre die Details am besten schon vor dem errechneten Termin telefonisch, damit die Wochenfrist nicht zum Stress wird.
Diese Unterlagen braucht das Standesamt
Welche Dokumente du vorlegen musst, hängt vor allem davon ab, ob ihr verheiratet seid. Grundsätzlich verlangt das Standesamt Originale. Fremdsprachige Urkunden brauchen in der Regel eine Übersetzung, sofern es keine mehrsprachigen Urkunden sind.
Verheiratete Eltern
- Personalausweise oder Reisepässe beider Eltern
- Eheurkunde, alternativ Heiratsurkunde plus Geburtsurkunden beider Eltern
- Bei einer früheren Ehe gegebenenfalls Scheidungsbeschluss oder Sterbeurkunde
- Geburtsbescheinigung der Klinik oder Hebamme, falls nicht direkt übermittelt
Unverheiratete Eltern
- Personalausweis und Geburtsurkunde der Mutter
- Personalausweis und Geburtsurkunde des Vaters
- Urkunde über die Vaterschaftsanerkennung
- Gegebenenfalls Urkunde über die gemeinsame Sorgeerklärung
- Bei geschiedener Mutter: Eheurkunde und Scheidungsbeschluss
Seid ihr nicht verheiratet, lohnt sich ein Schritt vor der Geburt: Die Vaterschaftsanerkennung kann bereits in der Schwangerschaft erfolgen, zum Beispiel beim Jugendamt oder Standesamt. Dann wird der Vater direkt in die Geburtsurkunde eingetragen. Die gemeinsame Sorge erklärt ihr beim Jugendamt oder bei einem Notar.
Die Liste kann je nach Standesamt und Familiensituation variieren. Ruf am besten in den letzten Schwangerschaftswochen an oder schau auf die Website deines Standesamts. Packe eine Mappe mit allen Dokumenten am besten gleich zu deiner Kliniktasche.
Vorname und Nachname: Was du wissen musst
Der Vorname gehört in die Geburtsanzeige. Habt ihr euch noch nicht entschieden, könnt ihr ihn nachreichen. Nach § 22 PStG müsst ihr die Vornamen dann binnen eines Monats angeben.
Überlegt die Entscheidung gut, denn nach der Beurkundung lässt sich der Vorname nur noch in Ausnahmefällen ändern. Das Standesamt prüft außerdem, ob der Name das Kindeswohl gefährdet. Bei ungewöhnlichen Namen kann es nach der Bedeutung fragen.
Das neue Namensrecht seit Mai 2025
Beim Familiennamen hat sich viel geändert. Führt ihr keinen gemeinsamen Ehenamen und habt die gemeinsame Sorge, könnt ihr seit dem 1. Mai 2025 auch einen Doppelnamen aus beiden Familiennamen wählen. Bisher musstet ihr euch für einen der beiden Namen entscheiden.
Für die Namensbestimmung habt ihr einen Monat Zeit. Trefft ihr in dieser Frist keine Entscheidung, erhält euer Kind automatisch einen Doppelnamen aus beiden Familiennamen in alphabetischer Reihenfolge, verbunden mit Bindestrich. So regelt es § 1617 BGB. Der gewählte Name gilt dann auch für weitere gemeinsame Kinder.
Seid ihr verheiratet und führt einen Ehenamen, bekommt euer Kind diesen Namen. Hat die Mutter das alleinige Sorgerecht, erhält das Kind ihren Familiennamen, kann aber unter bestimmten Voraussetzungen auch den Namen des Vaters bekommen.
Checkliste: Die Geburtsurkunde schon vor der Geburt vorbereiten
Im Wochenbett fehlt oft die Kraft, nach alten Urkunden zu suchen. Deshalb lohnt es sich, die Unterlagen für die Geburtsurkunde schon im dritten Trimester zusammenzustellen. Mit dieser Liste behältst du den Überblick:
- Finde heraus, welches Standesamt für deine Geburtsklinik zuständig ist.
- Prüfe, ob deine Ausweise bis nach der Geburt gültig sind.
- Lege Eheurkunde oder Geburtsurkunden beider Eltern im Original bereit.
- Klärt als unverheiratetes Paar Vaterschaftsanerkennung und Sorgeerklärung vor dem Termin.
- Lasst fremdsprachige Urkunden rechtzeitig übersetzen.
- Einigt euch auf den Vornamen und, falls nötig, auf den Familiennamen.
- Packt alle Dokumente in eine Mappe und legt sie zur Kliniktasche.
Fehlt ein Dokument, etwa eine Geburtsurkunde aus einer anderen Stadt, kannst du sie beim dortigen Standesamt nachbestellen. Plane dafür einige Wochen Vorlauf ein, besonders bei Urkunden aus dem Ausland.
Kosten: Welche Urkunden gebührenfrei sind
Die Beurkundung der Geburt selbst kostet nichts. Für die eigentlichen Urkunden verlangen die Standesämter Gebühren, deren Höhe je nach Bundesland unterschiedlich ist. In Bielefeld kostet die erste Geburtsurkunde derzeit zum Beispiel 16 Euro, jede weitere 8 Euro.
Für bestimmte Zwecke stellt das Standesamt aber gebührenfreie Bescheinigungen aus. Sie tragen einen Vermerk, wofür sie gedacht sind, und gelten nur für diesen Zweck. Typischerweise gibt es kostenlose Geburtsbescheinigungen für:
- den Antrag auf Elterngeld
- den Antrag auf Kindergeld
- die Krankenkasse, etwa für Mutterschaftsgeld
- in manchen Fällen religiöse Zwecke wie die Taufe
Frag beim Standesamt nach, wie viele zweckgebundene Exemplare du bekommst. Bei einer Klinikgeburt ist die Bezahlung vor Ort manchmal nur in bar möglich, halte also etwas Bargeld bereit. Für den Alltag empfiehlt es sich zusätzlich, ein bis zwei normale Geburtsurkunden zu bestellen. Mehrsprachige internationale Geburtsurkunden kannst du ebenfalls beantragen, wenn ihr Behördenkontakte im Ausland habt.
Nach der Geburtsurkunde: Die nächsten Schritte
Sobald die Urkunden vorliegen, kannst du die Anträge stellen. Einiges passiert aber auch automatisch: Das Standesamt informiert die Meldebehörde, sodass dein Kind an eurem Wohnort angemeldet ist. Die Steuer-Identifikationsnummer schickt das Bundeszentralamt für Steuern dir in den Wochen nach der Geburt per Post.
So gehst du am besten vor:
- Beantrage Mutterschaftsgeld bei deiner Krankenkasse und melde dein Baby für die Familienversicherung an.
- Stelle den Antrag auf Kindergeld bei der Familienkasse, sobald die Steuer-ID da ist.
- Beantrage das Elterngeld bei der zuständigen Elterngeldstelle.
- Reiche die Geburtsurkunde bei deinem Arbeitgeber ein, wenn du Elternzeit planst.
- Bewahre die Originale sicher auf, zum Beispiel in einer Dokumentenmappe.
Achte dabei auf die Rückwirkungsfristen. Das Elterngeld zahlt die Elterngeldstelle rückwirkend nur für die letzten drei Lebensmonate vor dem Antragsmonat. Kindergeld gibt es rückwirkend für sechs Monate, 2026 beträgt es 259 Euro pro Kind und Monat. Wie du die Anträge ausfüllst, erklären unsere Ratgeber Elterngeld beantragen und Kindergeld beantragen nach der Geburt.
Geburtsurkunde verloren oder später nachbestellen
Ein neues Exemplar kannst du jederzeit beantragen, auch Jahre nach der Geburt. Zuständig ist immer das Standesamt am Geburtsort, das den Eintrag im Geburtenregister führt. Viele Standesämter bieten dafür ein Online-Formular an, die Urkunde kommt dann per Post.
Antragsberechtigt sind die Person selbst, ihre Eltern, Kinder sowie Ehe- oder Lebenspartner. Andere Personen brauchen eine Vollmacht oder ein rechtliches Interesse. Lege dir am besten von Anfang an eine Ersatzurkunde zu, so musst du bei Kitaanmeldung oder Passantrag nicht suchen.
Geburt im Ausland
Kommt dein Kind im Ausland zur Welt, stellt die Behörde vor Ort die Geburtsurkunde nach dem jeweiligen Landesrecht aus. Als deutsche Eltern könnt ihr die Geburt zusätzlich im deutschen Geburtenregister nachbeurkunden lassen. Zuständig ist dann das Standesamt an eurem Wohnort in Deutschland oder, ohne Wohnsitz im Inland, das Standesamt I in Berlin.
Die Nachbeurkundung ist freiwillig, erleichtert aber den späteren Umgang mit deutschen Behörden. Ihr erhaltet dann eine deutsche Geburtsurkunde, die ohne Übersetzung anerkannt wird. Informiere dich vorab bei der deutschen Auslandsvertretung, welche Dokumente nötig sind.
Die ersten Wochen nach der Geburt sind anstrengend genug. Wer die Unterlagen schon vorher sortiert, kann das Wochenbett entspannter genießen und sich ganz auf das Baby konzentrieren.
Häufige Fragen zur Geburtsurkunde
Wie lange dauert es, bis die Geburtsurkunde da ist?
Das hängt vom Standesamt und davon ab, ob alle Unterlagen vollständig sind. Oft liegen die Urkunden innerhalb von ein bis drei Wochen vor. Fehlen Dokumente, etwa die Vaterschaftsanerkennung, verzögert sich die Beurkundung.
Was kostet eine Geburtsurkunde?
Die Beurkundung der Geburt ist kostenlos. Für die Urkunden erheben die Standesämter Gebühren, die je nach Bundesland unterschiedlich hoch sind. Bescheinigungen für Elterngeld, Kindergeld und Krankenkasse bekommst du gebührenfrei.
Wer meldet die Geburt beim Standesamt an?
Bei einer Klinikgeburt meldet die Klinik die Geburt beim Standesamt des Geburtsorts. Bei einer Hausgeburt sind die Eltern selbst verantwortlich, unterstützt durch die Geburtsbescheinigung der Hebamme. Die Anzeige muss binnen einer Woche erfolgen.
Welche Unterlagen brauchen unverheiratete Eltern für die Geburtsurkunde?
Unverheiratete Eltern legen Ausweise und Geburtsurkunden beider Elternteile vor. Damit der Vater eingetragen wird, braucht es zusätzlich eine Urkunde über die Vaterschaftsanerkennung. Die gemeinsame Sorgeerklärung ist wichtig für die Wahl des Familiennamens.
Bis wann muss der Vorname feststehen?
Am besten gibst du den Vornamen gleich mit der Geburtsanzeige an. Andernfalls musst du ihn innerhalb eines Monats beim Standesamt nachreichen. Nach der Beurkundung ist eine Änderung nur in Ausnahmefällen möglich.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Beratung durch deine Hebamme, Ärztin oder deinen Arzt.
